Введення воєнного стану значною мірою вплинуло на функціонування бізнесу в Україні. Роботодавці зіштовхнулись з необхідністю перенесенням робочих процесів та працівників у відносно безпечні регіони країни, а також були вимушені шукати способи мінімізації витрат, зокрема на оплату праці.
Заробітна плата є надважливим елементом трудових відносин між працівником та роботодавцем, тож будь-які її зміни потребують особливої уваги. Законодавчо оплата праці регулюється Кодексом законів про працю України, Законом України «Про оплату праці», а тепер і новим Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», який має тимчасову дію та втратить чинність після припинення або скасування воєнного стану.
В цій статті ми розглянемо основні особливості оплати праці, які необхідно знати роботодавцям під час дії воєнного стану.
Умовно можна виділити дві категорії причин, які вимагають змін порядку оплати праці:
Заробітна плата відсутнього на роботі працівника
На сьогодні певна кількість працівників була вимушена залишити свої робочі місця з метою забезпечення власної безпеки та безпеки своїх близьких, для виконання своїх конституційних обов’язків або взагалі зникла. Залежно від причини відсутності на робочому місці, змінюються й особливості нарахування й виплати заробітної плати.
Так, якщо працівника було мобілізовано, або якщо він став добровольцем територіальної оборони, окрім посади та робочого місця за таким працівником зберігається середня заробітна плата. Процедура нарахування заробітної плати для таких категорій працівників залишається незмінною – не рідше двох разів на місяць.
Працівники, які залишили територію бойових дій, але мають можливість виконувати свої трудові обов’язки віддалено, можуть продовжувати працювати за попередніми умовами оплати праці. В такому разі роботодавцю буде достатньо видати наказ про переведення працівника на дистанційну (надомну) форму роботи. З метою контролю у такому наказі також доречно одразу врегулювати всі умови віддаленої роботи.
До працівників, трудові завдання яких не можуть бути виконані дистанційно, рекомендується застосовувати нововведення трудового законодавства, зокрема, призупинити дію трудових договорів (деталі в наступних розділах).
Звичайно, існують складні ситуації, коли неможливо відновити зв’язок з працівниками протягом тривалого часу. В такому разі у роботодавця є наступні варіанти дій:
Таким чином, роботодавцю слід попередньо та правильно визначити причину відсутності працівника на робочому місці, запитати надання документів, що підтверджують такі причини, зібрати інформацію про можливе місцеперебування працівника з метою вибору правильного варіанту дій.
Наша команда категорично не рекомендує поспішати з оформленням звільнення за прогул з метою якнайшвидшого скорочення витрат на оплату праці, оскільки такі дії можуть далі бути оскаржені в суді.
В будь-якому разі кожен випадок слід уважно вивчати та примати індивідуальні рішення.
Які діяти за відсутності можливості виконання роботи?
До появи спеціального законодавства про працю під час воєнного стану основним способом зменшення витрат на заробітну плату був механізм оголошення простою. Роботодавець міг ввести режим простою та виплачувати дві третини заробітної плати за відсутності можливостей (організаційних та технічних умов) для виконання роботи працівниками.
Звичайно, оголошення простою є правом, а не обов’язком роботодавця. Тому, якщо в останнього наявні ресурси та бажання підтримувати в такий спосіб працівників, можна продовжувати часткові виплати попри відсутність прибуткових робочих процесів.
За своєю сутністю простій передбачає повну зупинку роботи в межах підприємства або окремого підрозділу. Якщо обсяг роботи просто зменшився, то оголошення простою буде вкрай сумнівним та може призвести до порушення трудового законодавства.
На жаль, не весь бізнес може реалізувати таку опцію та все частіше розглядає альтернативні варіанти оптимізації витрат на заробітну плату, які ми розглянемо далі.
Нововведення законодавства стосовно оптимізації оплати праці
24 березня 2022 року набрав чинності Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон), який значно спростив більшість процедур пов’язаних з виплатою заробітної плати.
Основними новаціями стали:
Далі ми розглянемо кожен із вказаних механізмів окремо.
Спрощення процедури зміни умов праці
У зв’язку з тимчасовим скасуванням строків попередження про зміну істотних умов праці, роботодавці можуть у значно коротші терміни оновлювати систему та умови оплати роботи працівників.
Зокрема, на період дії воєнного стану скасовується положення про попередження працівників щодо змін за два місяці. Це дозволяє роботодавцеві швидко реагувати на зміни в бізнес-процесах та адаптувати порядок розрахунку заробітної плати до них.
Однак, інші вимоги до такого повідомлення про зміни системи або умов оплати праці мають бути дотримані, зокрема щодо письмового повідомлення під підпис та надання пропозицій щодо інших вакантних посад, у разі відмови від продовження роботи на нових умовах.
Так, роботодавець може запровадити погодинну або відрядну системи оплати праці.
Погодинна система передбачає оплату праці відповідно до відпрацьованого часу. У наказі роботодавець може встановити необхідну тривалість робочого часу, наприклад, десять або двадцять годин на місяць з пропорційним розміром заробітної плати.
Відповідно до відрядної системи, оплата праці здійснюється залежно від виконаної роботи за встановлений проміжок часу. Впровадження даної системи має багато тонкощів та проблемних моментів, зокрема в частині встановлення для працівників нормованих завдань та часу на їх виконання.
Враховуючи це, за наявності роботи, роботодавцю варто розглянути можливість зменшення кількості робочого часу та зміни системи оплати праці.
Відтермінування виплати заробітної плати
Окремо Законом було розширено можливості продовження строків виплати заробітної плати. Так, роботодавці звільняються від відповідальності за порушення строків оплати праці у разі відтермінування її виплати.
Впровадження цієї опції можливо виключно за наступних умов:
В разі виникнення спору щодо затримки в оплаті праці, у роботодавця виникає обов’язок довести неспроможність її вчасної виплати через ведення бойових дій. Зі свого боку ми оцінюємо таке формулювання як потенційний ризик для роботодавця, оскільки підтвердження наявності причинно-наслідкового зв’язку між бойовими діями на певній території та відсутністю у роботодавця фінансових ресурсів може бути проблемним.
Наголошуємо, що цей механізм передбачає обов’язкову виплату заробітної плати роботодавцем в наступних періодах. Існує певна кількість роз’яснень, що були складені на основі первинної редакції законопроекту, який надалі зазнав значних змін в цій частині.
Надання відпустки за власним бажанням без збереження заробітної плати
Новим Законом було надано можливість роботодавцям направляти працівників у відпустку без збереження заробітної плати на будь-який строк (по аналогії з відпусткою на період карантину).
Проте слід врахувати, що умовою надання такої відпустки є добровільна заява працівника, а не самостійне рішення роботодавця. За відсутності відповідного звернення про надання відпустки дії роботодавця можуть бути кваліфіковані як порушення законодавства.
Призупинення дії трудового договору
Неможливо залишити без уваги й новий механізм призупинення дії трудового договору. Одразу зазначимо, що на нашу думку, він є одним із самих дієвих серед інших нововведень.
Таке призупинення передбачає, що роботодавець звільняється від обов’язку надавати працівнику роботу, а працівник – її виконувати. Іншими словами: відсутність робочих завдань дозволяє призупинити виплату заробітної плати роботодавцем не певний строк.
Під час призупинення дії трудового договору забороняється надавати роботу працівнику.
Підставою для призупинення трудового договору буде сам факт військової агресії проти України, що виключає можливість надання та виконання роботи. Законом не обмежується склад працівників, з якими трудовий договір може бути призупинено. Відповідно, реалізація цього механізму можлива як щодо всього штату підприємства, так і стосовно окремих позицій або підрозділів.
З іншого боку, відсутність можливості надавати та виконувати роботу не повинна мати «штучного» характеру. Роботодавець має бути готовий до того, що він буде вимушений підтверджувати зменшення або скорочення обсягів своєї діяльності. Ми рекомендуємо підходити до цього питання в індивідуальному порядку в кожному окремому випадку та попередньо перевіряти стан роботи підприємства.
Однак, на відміну від відтермінування виплати заробітної плати, цей механізм передбачає компенсацію заробітної плати за рахунок держави-агресора. Призупинення дії трудового договору не передбачає будь-яких виплат з боку роботодавця. Очікується поява спеціального нормативного акту, що буде регулювати порядок заявлення компенсацій до держави-агресора.
Попри відсутність фактичної виплати заробітної плати, за роботодавцем зберігається обов’язок ведення обліку заробітної плати та ЄСВ, які б мали бути нараховані працівнику на період призупинення дії трудового договору. При цьому податки та ЄСВ не сплачуються.
Відновлення дії трудового договору відбувається одночасно з припиненням чи скасуванням воєнного стану. Роботодавець, який призупинив дії трудових договорів, не обмежений у праві прийняття рішення про поновлення їх дії з усіма або окремою частиною працівників в будь-який час дії воєнного стану.
Процедура повідомлення про призупинення дії трудових договорів визначається роботодавцем самостійно. Зазвичай ми рекомендуємо реалізовувати її одночасно декількома способами: в письмовому вигляді та за допомогою засобів електронної комунікації.
Застосування механізму призупинення дії трудового договору також розповсюджується на трудові контракти.
Таким чином, даний механізм дозволяє роботодавцю самостійно прийняти рішення про призупинення дії трудових договорів з наступним припиненням виплати заробітної плати без застосування будь-яких санкцій до нього. Реалізація цього механізму передбачає здійснення попереднього аналізу діяльності підприємства в умовах воєнного стану.
На що також варто звернути увагу в контексті оплати праці?
Закон передбачив можливість збільшення максимальної тривалості робочого часу до 60 годин на тиждень. За умови такого збільшення, роботодавцю необхідно пам’ятати, що заробітна плата повинна розраховуватись з урахуванням додаткових робочих годин.
Також, до завершення дії воєнного стану роботодавці зобов’язані поновити на посаді та продовжити виплату заробітної плати працівникам, які були відсторонені через відсутність обов’язкового профілактичного щеплення від хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2.
Висновки
Отже, наразі значна кількість раніше проблемних питань щодо оплати праці може бути врегульована роботодавцями на підставі діючого законодавства. Чітко простежується, що основним напрямком тимчасових норм трудового права є забезпечення належного функціонування бізнес-процесів у таких непростих умовах.
Саме спрощення існуючих та введення нових механізмів сприяло тому, що тепер роботодавці мають ефективні способи прийняти рішення, які дозволять в кроткі строки оптимізували витрати в частині оплати праці.
Слід також пам’ятати, що кожен випадок є індивідуальним та вимагає попереднього вивчення складу штату працівників та особливостей діяльності підприємства у воєнний період.
Також ми очікуємо, що найближчим часом органи влади, діяльність яких пов’язана з трудовими питаннями, почнуть надавати більш детальні роз’яснення з приводу практичного застосування положень тимчасового трудового законодавства.
Ярослав Фур’яка, старший юрист ЮФ «Правовий Альянс»
Анна Мінакова, молодший юрист, ЮФ «Правовий Альянс»
Автор: ЮФ “Правовий Альянс”
* надсилаємо тільки корисну інформацію / * ваші данні не потраплять до третіх лиць
