Ведення та видача трудової книжки працівника: що потрібно знати

Відповідно до положень статті 48 Кодексу законів про працю України облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб. Досить часто працівники трактують дану норму як таку, що трудова книжка вже не потрібна і роботодавець одразу повинен видати її на руки. Проте це не зовсім відповідає дійсності. 

Згідно з вимогами законодавства працівник при прийнятті на роботу зобов’язаний подати трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Крім того, на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Також у разі, якщо трудова книжка зберігається у працівника  і він подасть вимогу про внесення до неї записів (про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі), то роботодавець зобов’язаний це зробити. Подати дану вимогу можливо, як усно, так і письмово, оскільки чіткої форми законодавство не передбачає. Рекомендуємо зафіксувати дану вимогу у письмовій заяві на ім’я роботодавця.

Безпосередньо порядок ведення трудової книжки регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року №58. 

Важливо! У період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (стаття 7 ЗУ “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”)

Видача трудової книжки працівнику відбувається у наступних випадках: 

1. у випадку звільнення з роботи (п. 3 Постанови КМУ від 27.04.1993 № 301) 
2. після завершення роботи щодо включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (пункт 2 Прикінцевих та перехідних положень ЗУ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»). Звертаємо увагу, що загалом роботи з оцифрування трудових книжок здійснюється протягом п’яти років (мають бути виконані до 10.06.2026 р.) відповідно до положень даного закону.

Таким чином, у законодавстві відсутній обов’язок видати всі трудові книжки на руки працівникам, окрім як у чітко встановлених законодавством випадках.

Надія Йолкіна